Những kinh nghiệm thực tế khi làm việc với cơ quan thuế

Kinh nghiệm thực tế khi làm việc với cơ quan thuế, mình xin chia sẻ kinh nghiệm làm việc với kế toán thuế , các bạn xem rút kinh nghiệm khi thuế xuống công ty nha.

Vấn đề 1: Hàng hóa
– Hàng xuất dùng nội bộ, hàng xuất khuyến mãi, v.v…bất cứ hàng gì mà cứ xuất ra khỏi kho là phải xuất hóa đơn nhé còn cách xuất hóa đơn như thế nào thì có nhiều cách.Hóa đơn là cái phần luôn bị bắt bẻ nếu thiếu, vậy nên thà dư hơn thiếu nhé.
2/ Hàng tồn kho cần thanh lý, ko đủ chất lượng để bán nữa: Trường hợp công ty mình, mình làm PXK ra luôn, vì chả bán được cho ai, rồi tính giá vốn đưa vào chi phí. Đến khi quyết toán, họ không cho, nói là nếu là hàng tồn kho kém chất lượng, thì khi thanh lý được rồi, mới được ghi giá vốn, và cũng phải có xuất hóa đơn, giống như là bán bình thường vậy nhưng là bán lỗ thôi. Trường hợp này, mình bị loại giá vốn này ra khỏi chi phí hợp lý.
3/ Hàng đã xuất kho, nhưng lúc đó chưa viết hóa đơn, mà lại xuất hóa đơn sau thời gian đó. Nếu ko khớp thì tìm hiểu vì sao, rồi tìm cách xử lý. Hãy chuẩn bị ngay từ bây giờ, khi có nhiều thời gian, chứ khi thuế mò vào rồi mới đi mò mẫm thì chết chắc. Đừng nghĩ là thuế ko tìm ra nhé.

Vấn đề 2: Kê khai thuế GTGT:
– Chỉ kê khai thuế khi có hóa đơn gốc (nếu là mua hàng trong nước) hoặc giấy nộp thuế gốc (nếu là hàng nhập khẩu). Nếu vì lý do nào đó mà trong tay chưa nhận được bản gốc mà chỉ có bản photo hay scan thì phải ghi chú lại, để nhớ mà đòi , ko thì công việc bề bộn vài ngày sau chắc chắn sẽ quên ngay rồi sẽ quên luôn, khi cần ko có thì phiền hà lắm đây.
– Dựa vào giấy nộp thuế để kê khai hàng nhập khẩu, chứ không dựa vào tờ khai hải quan.
Khoảng năm 2012, doanh nghiệp được gia hạn thời gian nộp thuế đến 30 ngày sau khi khai hải quan, vì thế mình đã dựa vào tờ khai để kê khai luôn, khi mà chưa nộp số thuế đó. Do mình nhập hàng thì đã phải hạch toán 133 vào phần mềm rồi, mà nếu đợi đến tháng sau mới được kê khai thì thành ra sổ cái 133 của mình bị lệch so với bảng kê đầu vào, vì thế mà mình quyết định kê khai luôn. Khi đó mình chưa biết là “chỉ được kê khai khi có giấy nộp thuế”, mà mình cứ làm theo kế toán trước, thấy người ta làm sao mình làm vậy. Hậu quả của việc này là khi quyết toán, mình bị phạt hành vi “kê khai sai kỳ tính thuế” và “phạt chậm nộp thuế GTGT” (Họ điều chỉnh lại giấy nộp thuế tháng nào thì kê khai tháng đó, sau đó tháng nào phát sinh dương thuế phải nộp thì họ tính tiền phạt)
– Khi kê khai xong, nộp báo cáo thuế rồi, thì kết xuất tờ khai ra file Ecxel lưu lại luôn vào 1 folder, sau này khi quyết toán sẽ dùng đến.

Vấn đề 3: Chi phí lãi vay
– Khi công ty có đi vay vốn ngân hàng, tuyệt đối ko được để tiền mặt tồn quỹ cao, nhất là tại các thời điểm ngân hàng giải ngân. Nếu tiền mặt tồn quỹ quá cao (trên giấy tờ thôi, chứ thực tế là công ty ko có tiền thì mới phải đi vay chứ), thì các bạn làm phiếu chi để chi ra bớt, nội dung thì cứ bịa ra, như : chi phí marketing ko có hóa đơn, chi phụ cấp, chi gì gì đó….ko có hóa đơn. Mục đích là để giảm quỹ, nên cứ vô tư mà bịa, nhưng phải hợp lý tí, nhớ là ghi rõ ko có hóa đơn nhé, để sau này biết mà loại ra khi quyết toán thuế. Vì nếu tại các thời điểm vay ngân hàng, mà số tiền tồn quỹ cao hơn số tiền ta đi vay, thì số chi phí lãi vay này ko được tính vào chi phí hợp lý, sẽ bị loại ra nhé.
– Quỹ tiền mặt cũng ko được để âm, cái này nói thì hơi thừa, nhưng sợ các bạn mới ra trường không để ý mà thiếu sót, nếu có thiếu tiền thì làm hợp đồng vay của sếp hoặc của cổ đông, lãi suất 0%, sau đó khi nào tiền mặt cao lên, thì lại làm thanh lý hợp đồng vay này, trả lại cho họ.
– Cân đối sao cho hợp lý. Kinh nghiệm thực tế khi làm việc với cơ quan thuế

Vấn đề 4: Sổ phụ ngân hàng
– Phải có đầy đủ sổ phụ theo từng tháng gồm có: sổ phụ, giấy báo (nợ, có), chứng từ đi kèm (giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chi,…). Có sao kê cả năm thì càng tốt.
– Vừa phải có sổ phụ file cứng và file mềm kết xuất từ Internet Banking. Nếu lỡ có thiếu chứng từ gì đó, thì cuối năm nên kiểm tra lại để đi xin in lại bổ sung cho đủ, chỉ tốn thêm tiền phí, chứ đến lúc bị kiểm tra mới đi bổ sung thì mệt. Mấy cái này không có đáng, tháng nào xong tháng đó luôn cho khỏe, đừng để bị hành vì những cái linh tinh ko đáng này nhé.

Vấn đề 5: Lưu trữ hóa đơn đầu ra:
– Hóa đơn nên được đánh theo số thự tự cuốn. Nếu là hóa đơn đặt in thì đã được đánh số, còn hóa đơn mua của thuế thì chỉ có số seri, ta tự đánh số thứ tự cuốn theo trình tự sử dụng và cả thời gian sử dụng của hóa đơn. Ví dụ: khi dùng hết cuốn số 1, ngày xuất hóa đơn trong đó từ 01/01/2015 – 31/01/2015, thì làm cái nhãn thế này rồi dán bên ngoài luôn. Khi cần tìm số nào, ngày nào là có ngay khỏi phải lật bên trong.
CUỐN 1: 0000001-0000050
(01/01/2015 – 31/01/2015)
– Hóa đơn hủy: Trong 1 cuốn hóa đơn, có bao nhiêu số hủy, thì ta liệt kê ra rồi làm cái nhãn, dán ở trang bìa nhưng bên trong cuốn hóa đơn, khi mở ra xem là biết ngay. Rồi tạo một file Excel luôn, file Excel này ta sẽ quản lý xuyên suốt từ khi bắt đầu kinh doanh. Khi thuế họ cần đối chiếu kiểm tra thì có ngay, dù là mấy chục cuốn hay kiểm tra từ năm nảo năm nao cũng ko sợ. Mình làm như sau:
Đếm số hóa đơn hủy:
– Khi thuế họ kiểm tra, họ sẽ đối chiếu giữa tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê đầu ra đấy nhé, cả trên cuốn hóa đơn thực tế luôn, xem hóa đơn có hủy thật ko, hay bạn có kê khai sai hoặc sót hóa đơn hủy ko? Kiểm tra có biên bản hủy ko? Ko có biên bản hủy thì bị phạt nhé.
– Hóa đơn hủy liên 2 khách hàng trả về thì bạn dán ngay vào cuốn hóa đơn y như cũ, gạch chéo hủy, rồi dán thêm cái biên bản hủy hóa đơn vào sau nó luôn.

Vấn đề 6: Lưu trữ hóa đơn đầu vào:
– Hóa đơn đầu vào bạn đục lỗ, đóng bìa thành cuốn theo từng tháng hay từng quý, sắp xếp theo thứ tự như trên tờ khai GTGT. Khi bạn tìm 1 tờ hóa đơn ở dòng số mấy trên tờ khai thuế, thì đếm số tờ hóa đơn sẽ ra ngay. Đục lỗ luôn Tờ khai thuế GTGT vào đó. Một cuốn là một tháng hay một quý tùy vào số lượng hóa đơn nhiều hay ít. Nếu là 1 quý một bìa thì lưu cả Tờ khai THSDHĐ, Tờ khai thuế TNCN, Tờ khai TNDN tạm tính vào luôn. Quý nào có tờ khai quý đó.
– In thêm sổ cái 133 đã hạch toán khớp với bảng kê mua vào, để đối chiếu số dư, số phát sinh giữa sổ kế toán và báo cáo thuế luôn.
– Mình nói thêm là các bạn đừng quá tự làm khó mình về hình thức trên tờ hóa đơn nhé. Mình thấy các bạn hay hỏi, viết thế này có được ko? Thiếu một chữ này được ko? Viết tắt như vậy được ko? Nói chung là hàng tá thứ linh tinh vặt vãnh mà chả ai quan tâm (hoặc có thì xui lắm mới bị). Mình làm thì chỉ cần hóa đơn ko sai quá nghiêm trọng, còn thiếu một dấu chấm, dấu phẩy, sai một con chữ, hoặc thiếu một từ TM trong CÔNG TY TNHH TM DV….. thì cũng chả sao. Vì thuế họ ko có thời gian kiểm tra đâu bạn à, cả ngàn tờ hóa đơn ai mà ngồi kiểm từng tờ chứ. Như mình đã nói, họ làm việc trên file mềm trước (chính là bảng kê đầu vào) khi nào có nghi vấn gì đó, thì họ mới kiểm tra hóa đơn gốc thôi.

Add Comment